BİLİNDİĞİ ÜZERE 02.05.2017 SALI GÜNÜ İTİBARİYLE TÜM OKUL VE KURUMLARIMIZ ELEKTRONİK YAZIŞMAYA(DÖKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ) GEÇEECEK OLUP, İLÇE DYS YÖNETİCİMİZ TARAFINDAN OKUL/KURUM MÜDÜRLERİ DYS YÖNETİCİSİ VE OKUL MÜDÜRÜ OLARAK TANIMLANMIŞTIR...
BU NEDENLE ;OKUL/KURUM DYS YÖNETİCİLERİNİN BUGÜN MESAİ BİTİMİNE KADAR AŞAĞIDAKİ HUSUSLARA AZAMİ DİKKAT EDEREK DYS TANIMLAMALARINI VE GÖREVLENDİRMELERİ YAPMALARI GEREKMEKTEDİR.
DYS İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLERİN AŞAĞIDAKİ AÇIKLAMALAR DİKKATE ALINARAK OKULUNUZ/KURUMUNUZ DYS TANIMLAMALARIN BUGÜN MESAİ BİTİMİNE KADAR TANIMLANMASI HUSUSNDA;
BİLGİLERİNİZİ VE GEREĞİNİ ÖNEMLE RİCA EDERİM.
ÖNEMLİ AÇIKLAMALAR
Tüm okullar dys sistemine eklenmiş ve okul müdürleri dys yoneticisi ve okul müdürü olarak görevlendirilmiştir.Artık dysegitim.meb.gov.tr adresi kullanılmayacaktır. dys.meb.gov.tr adresi üzerinden iş ve işlemler yapılacaktır.
02 Mayıs 2017 de tüm okul ve kurumlar dys sistemine geçecek ve okullardan gelen yazılar sistem üzerinden gönderilecektir. Kağıt olarak gönderilen yazılar kabul edilmeyecektir.
dys.meb.gov.tr adresinden Okul Müdürünün TC Kimliği ve şifresi (Kişisel Mebbis) ile giriş yapılarak aşağıdaki işlemler yapılacaktır
Okul Müdürü DYS YÖNETİCİSİ ROLÜNDE İKEN;
1- DYS üzerinden gelecek yazıları ilk karşılayacak personeli seçmek için; DYS tanım ekranından Birim (okul ) seçilerek Evrakı Karşılayan rol ve İade Evrakı Karşılayan rol olarak Okul Müdürü seçilecektir.
2- DYS yönetici rolünde -> DYS yönetici Ekranları -> Personel Ekleme/Güncelleme/Sorgulama eklenecek personelin TC si yazılır MEBBİS butonuna basılır bilgiler geldikten sonra-> ekle butonuna basılır -> sonra kaydete basınız her yazışma yapacak personel için işlemi tekrarlayınız. (NOT: Sadece Okul Müdürü, Müdür Başyardımcısı, Müdür Yardımcısı, Memur ve VHKİ unvanlarındaki (yazışma yapacak ) kişiler sisteme eklenip kaydedilebilir)
3- Personeller dys ye eklendikten sonra Sisteme eklenen personellere ait görevlendirmeler yapılacaktır.
a)DYS yönetici Ekranları -> Personel Görevlendirme-> menüsünden ->birim seç-> Sorgula->Okul ismine tıklayın -> Ekle-> Tamam menüsünden okul seçilir. ->Kapat butonuna basın-> TC kısmına görevlendireceğiniz kişinin TC sini yazın ve( … )butonuna basarak bilgileri sistemden çekiniz. Ve her personele kendi okulundaki unvanları ile görevlendirme yapılacaktır. ( Müdür Baş Yardımcısı, Müdür Yardımcısı, VHKİ,Sayman ,Memur vb. gibi)
b) İsteğe bağlı olarak Okul Müdürüne Yetkili Personel Gelen Evrak rolünü tanımlanabilir.Ancak o zaman Dys Tanım Ekranında evrakı karşılayan rol , Yetkili Personel Gelen Evrak seçilmelidir.
4-Dışardan gelen evrakları (Dilekçe, Tapu, Belediye, Mal Müdürlüğü vb.) sisteme tarayıp kaydedecek olan kişiye Birim Gelen evrak kayıt kullanıcısı ve Birim Giden Evrak Kayıt Kullanıcısı rolünü de görevlendiriniz.
5-DYS Yönetici Ekranından Birim Bilgileri Güncellemeden okul seçilerek Şablon Adresi ve Şablon Adında bir yanlışlık varsa düzeltilmelidir.
6- Görevlendirmesi yapılan personel sisteme kişisel mebbis şifreleri ile erişebileceklerdir. Not: Kurum Kodu ve şifresi ile giriş yapmayınız .
7-İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne Yazı gönderilirken Birim seçilerek gönderilecektir.
8- Yazılar gönderilerken azami dikkat gösterilerek hatalara fırsat verilmemelidir.Yazılar Resmi yazışma Kurallarına dikkat edilecektir.
9- GİZLİ Yazılar DYS üzerinden GÖNDERİLMEYECEKTİR.Ancak DYS üzerinden tarih ve sayı alınarak,alınan sayı uyap editöründe yazılan yazıya işlenecek ve elden İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne teslim edilecektir.
10- Daha önce kurulum yaptıysanız ve dys çalışıyorsa Kurulum yapmaya gerek yoktur.Ancak yeni bir kurulum yapılması gerekiyorsa; kurulum yapılırken Antivirüs yada Firewall programlarını kapatın ve kurulum programına mousenin sağ tuşuna basıp yönetici olarak çalıştırı seçiniz.
11- DYS (Doküman Yönetim Sistemi) İl, İlçe ve Okul/Kurum MEB ADSL erişimi dışında çalışmamaktadır. DYS kullanabilmek için Kurumunuzun MEB ADSL hattına bağlı olmalısınız.
12- Sorun , hata ve eksikliklerle kaşılaşıldığında İlçe DYS Yöneticimiz Ayfer AKER´le irtibata geçilmesi gerekmektedir.
